KSeF w mMedica – Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zmiana ta obejmuje również placówki medyczne, co wiąże się z koniecznością dostosowania procesów księgowych oraz informatycznych do obsługi faktur ustrukturyzowanych (FA(3)) za pośrednictwem platformy rządowej.
W odpowiedzi na Państwa zapytania przygotowaliśmy zestawienie najczęściej zadawanych pytań (FAQ) dotyczących obsługi KSeF w aplikacji mMedica.

1. Jak powinna wyglądać prawidłowa ścieżka wysłania faktury za świadczenia do NFZ w kontekście komunikacji z KSeF?

1. Utworzyć fakturę na podstawie otrzymanego szablonu – jak dotychczas.
2. Zwalidować fakturę w systemie NFZ za pomocą jednej z następujących funkcji:
   
   1. WS Broker w programie mMedica – dostępny w ścieżce: Rozliczenia > Przegląd rachunków > przycisk: Operacje KSeF > Zwaliduj fakturę w NFZ.
      Wymaga konfiguracji oprogramowania – więcej informacji w instrukcji obsługi programu mMedica.
   2. Bezpośrednio na Portalu Świadczeniodawcy – wymaga wyeksportowania pliku faktury w formacie FA(3) z oprogramowania mMedica i umieszczenia go na Portalu. Eksport faktury do pliku dostępny jest w ścieżce: Rozliczenia > Przegląd rachunków > Eksportuj do pliku KSeF.
      Przypominamy, że jest to operacja dobrowolna. Pozwala na sprawdzenie wystawionej faktury za pomocą systemów walidacyjnych po stronie NFZ przed przekazaniem jej do KSeF.
3. W zależności od wyniku walidacji NFZ:
   • niepoprawny – poprawić dane na fakturze, kierując się wynikami walidacji,
   • poprawny – wysłać fakturę do KSeF (pkt 4).
4. Zatwierdzić fakturę i wysłać ją do KSeF przy użyciu przycisku: Operacje KSeF > Wyślij do KSeF.
5. Pobrać UPO za pomocą przycisku: Pobierz UPO > Pobierz po numerze referencyjnym. Poprawne pobranie UPO skutkuje nadaniem fakturze statusu „Poprawnie przetworzona” (kolumna „Status KSeF”) oraz pojawieniem się numeru eFaktury – stanowi to potwierdzenie prawidłowo wystawionej faktury w systemie KSeF.

________________________________________
2. Czy można przekazać fakturę do NFZ „po staremu” za pomocą przycisku „Eksportuj eFakturę”?

Od 1 kwietnia 2026 roku z przycisku „Eksportuj eFakturę” lub „Eksportuj REF” mogą korzystać wyłącznie świadczeniodawcy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł i którzy zgodnie z przepisami są zwolnieni z obowiązku przekazywania faktur do KSeF do końca grudnia 2026 r. Pozostali podatnicy zobowiązani są do przekazywania faktur do systemu KSeF, do czego służy przycisk: Operacje KSeF > Wyślij do KSeF.
________________________________________
3. Czy fakturę, która została już wysłana do KSeF, należy wysłać dodatkowo do NFZ? W jaki sposób?

Nie. Faktura powinna zostać przekazana wyłącznie do KSeF. NFZ pobiera ją z systemu KSeF samodzielnie.
________________________________________
4. Czy można do KSeF wysyłać faktury z innego oprogramowania (np. Symfonia), tworząc je w mMedica na podstawie szablonu?

Aplikacja mMedica umożliwia wyeksportowanie faktury do pliku w formacie FA(3) bez nawiązywania komunikacji z systemem KSeF. W tym celu należy na formatce Przegląd rachunków wybrać przycisk Eksportuj do pliku KSeF i zapisać plik faktury na dysku komputera.

Wygenerowaną fakturę można następnie ręcznie wczytać na Portalu KSeF lub w innym oprogramowaniu, np. finansowo-księgowym, o ile umożliwia ono taką operację. Nie możemy jednak zagwarantować, że inne programy poprawnie przekażą fakturę do systemu KSeF — w tej kwestii należy skontaktować się z dostawcą używanego oprogramowania.

________________________________________
5. Jak działa przycisk „Koryguj do zera”? Jak go poprawnie wykorzystywać?

Ze względu na to, że w systemie KSeF nie ma możliwości anulowania faktury ani jej poprawy, korekta do zera jest jedyną możliwością wycofania błędnie wystawionej faktury z obrotu księgowego.

Jeżeli zachodzi potrzeba wycofania faktury (np. z powodu błędnie podanego numeru NIP), należy zarejestrować dla niej korektę, która „wyzeruje” pozycje tej faktury. W tym celu należy skorzystać z funkcji korekty do zera, dostępnej w ścieżce: Rozliczenia > Przegląd szablonów. Następnie należy przekazać korektę do KSeF i utworzyć nową, poprawną fakturę.

Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi dokumentami, które pomogą w prawidłowej obsłudze faktur NFZ w kontekście KSeF w mMedica:

• • 📄 Dokumentacja NFZ – zasady wystawiania faktur w kontekście KSeF, w tym wszystkie obowiązujące przepisy i wymagania
  • 🖥️ Instrukcja Portalu Świadczeniodawcy – ręczna weryfikacja faktury bezpośrednio na Portalu Świadczeniodawcy (dla przypadków, gdy walidacja przez WS Broker jest niedostępna lub nie została skonfigurowana)
  • 📘 Instrukcja obsługi mMedica – szczegółowy opis funkcji związanych z KSeF dostępnych w programie mMedica
  • 🎥 Funkcje KSeF omówione na webinarze